Cómo ocultar celdas específicas en Excel

Este artículo está escrito para los usuarios de las siguientes versiones de Microsoft Excel: 97, 2000, 2002 y 2003. Si utiliza una versión posterior (Excel 2007 o posterior), es posible que este consejo no le sirva. Para una versión de este consejo escrita específicamente para versiones posteriores de Excel, haga clic aquí: Ocultar Celdas Individuales.

Ruby tiene una hoja de trabajo que necesita imprimir de un par de maneras diferentes, para distintos usuarios. Parte de la preparación de sus datos para la impresión implica ocultar o mostrar algunas filas y algunas columnas, según corresponda. Ruby se preguntaba si había una forma de ocultar también el contenido de las celdas individuales.

Si, por “ocultar”, quieres que la celda desaparezca y la información que hay debajo se mueva hacia arriba (como cuando ocultas una fila) o hacia la izquierda (como cuando ocultas una columna), entonces no hay forma de hacerlo en Excel. La ocultación real de esta manera sólo se puede hacer en una fila o columna.

Sin embargo, hay formas de ocultar la información de la celda para que no aparezca en la impresión. Una forma fácil, por ejemplo, es formatear la celda para que su contenido sea blanco. Esto significa que, cuando imprimas, terminarás con “blanco sobre blanco”, que es invisible. Prueba esta solución, sin embargo, algunas impresoras, dependiendo de sus capacidades, seguirán imprimiendo el contenido.

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Normalmente se oculta una columna o una fila para ocultar o proteger datos y fórmulas. Pero también puede ocultar las regiones no utilizadas de una hoja para evitar que los usuarios exploten las áreas no utilizadas o para ayudar a mantenerlos en la tarea al no permitirles vagar. Al ocultar las filas y columnas no utilizadas, se presenta una hoja que se centra sólo en el área de trabajo. Para demostrarlo, utilizaremos la hoja de trabajo de ejemplo que se muestra en la Figura A, que tiene un área de trabajo pequeña y un montón de filas y columnas innecesarias.

Para ocultar las filas no utilizadas en Excel 2003, seleccione la fila que se encuentra debajo de la última fila utilizada de la hoja. (Selecciona la cabecera de la fila para seleccionar toda la fila.) A continuación, pulsa Ctrl + Mayús + Flecha abajo para seleccionar todas las filas entre la fila seleccionada y el fondo de la hoja. A continuación, elija Fila en el menú Formato y seleccione Ocultar. Repite este proceso para ocultar las columnas no utilizadas, sólo selecciona la cabecera de la columna en la primera columna vacía. Pulsa Ctrl + Mayús + Flecha derecha y luego elige Columna en el menú Formato en lugar de Fila.

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Ocultar y desocultar filas y columnas son tareas mundanas que muchos usuarios dan por sentado. Sin embargo, a veces tareas sencillas pueden poner en aprietos a los usuarios de Excel, como desocultar sólo una fila o columna dentro de un conjunto oculto. Otros usuarios no conocen sencillos comandos de teclado que pueden agilizar la ocultación y desocupación de columnas o filas. En este artículo, exploraré estas técnicas y discutiré dos poderosas alternativas para ocultar y desocultar manualmente filas y columnas. También hablaré de cómo volver a activar un atajo de teclado de Excel que está desactivado en cualquier sistema operativo posterior a Windows XP.

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Exploremos primero los enfoques tradicionales para ocultar filas y columnas. En adelante, sólo explicaré las filas – simplemente sustituye la palabra Fila por Columna en cualquier comando de menú que describa si quieres ocultar o desocultar columnas. En primer lugar, seleccione la fila o filas que desea ocultar o desocultar y, a continuación, realice estos pasos:

Consejo: Recuerde que para desocultar filas, debe seleccionar las filas a ambos lados del conjunto oculto. Si está intentando desocultar filas en la parte superior de la hoja de cálculo, haga clic en la primera fila visible y, a continuación, mueva el ratón hacia la parte superior de la pantalla.

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Puede haber ocasiones en las que quieras ocultar información en ciertas celdas u ocultar filas o columnas enteras en una hoja de cálculo de Excel. Tal vez usted tiene algunos datos adicionales que hace referencia en otras celdas que no necesitan ser visibles.

No puedes ocultar una celda en el sentido de que desaparezca completamente hasta que la desocultes. ¿Con qué se reemplazaría esa celda? Excel sólo puede ocultar una celda para que no se muestre nada en ella. Seleccione celdas individuales o múltiples celdas usando las teclas “Shift” y “Ctrl”, tal como lo haría al seleccionar múltiples archivos en el Explorador de Windows. Haga clic con el botón derecho en cualquiera de las celdas seleccionadas y seleccione “Formatear celdas” en el menú emergente.

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Aparecerá el cuadro de diálogo “Formato de celdas”. Asegúrese de que la pestaña “Número” está activa y seleccione “Personalizado” en la lista “Categoría”. En el cuadro de edición “Tipo”, introduzca tres puntos y coma (;) sin los paréntesis y haga clic en “Aceptar”.

Por avivcas